Urlaubszeit ist Reisezeit,

da sollte man im Zweifel anderen Benutzern Zugriff auf das eigene Postfach beziehungsweise auf Ordner gewähren oder Stellvertreter definieren. Microsoft Outlook 2007 und Exchange bieten im Zusammenspiel vielfältige Optionen in Sachen Berechtigungen. Wie Sie dabei vorgehen und was Sie beachten müssen, erläutert folgender Beitrag.

Berechtigungen für Postfächer können von den Anwendern selbst in Outlook 2007 konfiguriert werden. Dazu rufen Benutzer in Outlook das Kontextmenü (Klick mit rechter Maustaste) ihres Postfachs auf. Durch Auswahl der Option Freigabeberechtigungen ändern... lassen sich auf der der Registerkarte Berechtigungen zusätzliche Berechtigungen erteilen.

Damit Anwender über die Registerkarte Datei auf den Posteingang oder andere Ordner zugreifen können, reicht es auch aus, wenn Sie über das Kontextmenü (Klick mit rechter Maustaste) in den Eigenschaften für den Posteingang auf der Registerkarte Berechtigungen die entsprechenden Rechte setzen. Die Rechte, die Sie über die Ordnerberechtigungen festlegen, ermöglichen es anderen Anwendern, Ihr Postfach dauerhaft in Outlook einzubinden, ohne bei jedem Zugriff über die Registerkarte Datei gehen zu müssen.

Wollen Sie anderen Anwendern Zugriff auf manuell nachträglich erstellte Ordner geben, müssen Sie zunächst die Rechte für das Postfach setzen und danach für die einzelnen Ordner, ebenfalls wieder über das Kontextmenü. Der Zielanwender kann dann Ihr Postfach anbinden und auf die freigegebenen Ordner zugreifen.

Benutzerberechtigungen in Outlook konfigurieren

Sämtliche Rechte, die Sie dem Benutzer Standard zuweisen, gelten für alle Anwender, die sich in der Exchange-Infrastruktur anmelden. Ändern Sie Rechte für den Benutzer Anonym, gelten diese für alle User im Netzwerk, auch für die User, die sich nicht authentifizieren.

Daher: belassen Sie die Rechte für die Benutzer Standard und Anonym auf Keine!

Im ersten Schritt klicken Sie auf Hinzufügen und wählen aus dem Adressbuch den Benutzer aus, dem Sie Rechte für Ihr Postfach oder für einen Ordner erteilen möchten. Wollen Sie Berechtigungen erteilen, können Sie zunächst über das Dropdown-Menü Berechtigungsstufe eine Sammlung von Rechten auswählen. Durch die Auswahl aktiviert Outlook die Rechte in den Bereichen Lesen, Schreiben, Elemente löschen und Sonstiges.

Sie können diese Rechte auch manuell aktivieren. Outlook passt in diesem Fall die Anzeige der Berechtigungsstufe automatisch an. Die Rechte haben dabei folgende Bedeutung:

  • Keine - Benutzer mit dieser Stufe haben keinerlei Berechtigung. Verwenden Sie diese Stufe für die Standardbenutzer, wenn Sie für einen Ordner explizite Berechtigungen festlegen wollen. Sie können einzelne Benutzer oder Gruppen aufnehmen und sicherstellen, dass nur diese die Berechtigung auf den Ordner haben.
  • Stufe 8 (Besitzer) - Diese Berechtigungsstufe ist die höchste Stufe, die Sie erteilen können. Benutzer mit diesem Recht haben vollständigen Zugriff auf das Postfach und dürfen auch Daten löschen.
  • Stufe 7 bis Stufe 1 - je nachdem ändern sich die entsprechenden Berechtigungen in den einzelnen Bereichen - testen Sie es einfach und entscheiden für sich selbst (evtl. mit der/dem Kollegin/Kollegen) welche Berechtigungen Sie erteilen wollen.

Rechtevergabe in Outlook

Sie können Benutzern auch manuell bestimmte Rechte erteilen, ohne die vorgefertigten Berechtigungsstufen zu verwenden. Nehmen Sie dazu den Anwender in die Liste auf und vergeben Sie ihm die Berechtigungsstufe, die am nächsten an die Rechte herankommt, die Sie erteilen wollen. Dazu stellt Outlook noch einige weitere Optionen zur Verfügung, die Sie anpassen können:

  • Elemente erstellen - Benutzer können neue Objekte aufnehmen und erstellen.
  • Unterordner erstellen - Mit dieser Berechtigung können neue Ordner innerhalb des Postfachs erstellt werden.
  • Eigene bearbeiten - Mit diesem Recht dürfen Anwender selbst erstellte Elemente, zum Beispiel Termine, bearbeiten, allerdings keinerlei Elemente, die von anderen Anwendern oder vom Besitzer des Ordners erstellt wurden.
  • Alles bearbeiten - Dieses Recht erlaubt die komplette Bearbeitung aller Elemente im Postfach.
  • Besitzer des Ordners - Hier wird dem Benutzer das Recht erteilt, selbst Rechte zu ändern und anderen zu erteilen.
  • Ordnerkontaktperson - Findet Exchange Fehler oder Probleme in einem Ordner, benachrichtigt das System den Anwender, der als Kontaktperson festgelegt ist. Wenn mehrere Benutzer dasselbe Objekt innerhalb desselben Ordners bearbeiten, treten manchmal Nachrichtenbearbeitungskonflikte auf. Kann Exchange nicht entscheiden, welche Änderung der Server beibehalten und welche er verwerfen soll, schickt das System eine Konfliktnachricht an die Ordnerkontaktpersonen. Die Ordnerkontaktperson muss entscheiden, welche der beiden Änderungen beibehalten werden soll. Die andere Änderung löscht Exchange.
  • Ordner sichtbar - Benutzern mit dieser Berechtigung wird der Ordner in Outlook angezeigt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie Rechte auf den Ordner haben, sondern nur, dass sie den Ordner sehen.

In der Rubrik Elemente löschen können Sie angeben, welche Elemente der Benutzer löschen darf:

  • Keine - Innerhalb des Postfachs können keine Objekte gelöscht werden.
  • Eigene - Nur die vom Benutzer selbst erstellten Objekte können gelöscht werden, andere nicht.
  • Alle - Alle Objekte können von diesem Benutzer gelöscht werden

Auf freigegebene Ordner und Postfächer zugreifen

Damit andere Anwender auf Ordner im Postfach zugreifen können, müssen Sie für den jeweiligen Ordner, zum Beispiel den Posteingang, noch die Eigenschaften aufrufen und Rechte erteilen.

Haben Sie Ihr Postfach oder einzelne Ordner freigegeben, können die jeweiligen Anwender auf diese zugreifen. Auf freigegebene Ordner greifen Sie zu, wenn Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen\Ordner eines anderen Benutzers klicken.

Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, und Sie können den Namen aus dem Adressbuch auswählen oder selbst eingeben. Als Nächstes wählen Sie aus, auf welchen Ordner Sie zugreifen wollen. Anschließend öffnet Outlook den angegebenen Ordner. Erhalten Sie eine Meldung, dass Outlook den Ordner nicht finden kann, sind die Berechtigungen nicht korrekt gesetzt. In diesem Fall muss der Anwender die Rechte nochmals überprüfen.

Neben dem Postfach oder einzelnen Ordnern können Sie in den Eigenschaften des Kontakte-Ordners Rechte für andere Anwender konfigurieren. Dies gilt ebenso für die Eigenschaften des Kalenders. Rufen Sie dazu die Eigenschaften von Kalender oder Kontakte auf, wenn Sie in der Navigationsleiste die Ordnerliste aktiviert haben. Auf die gleiche Weise können Sie auch Aufgaben, das Journal und die Notizen für andere Anwender im Netzwerk freigeben.

Stellvertreter in Outlook definieren

Wollen Sie einem Assistenten oder einem anderen Mitarbeiter Rechte auf Ihr Postfach zuweisen, ist die Konfiguration der Stellvertreterrechte effizienter als die Freigabe der einzelnen Ordner in Outlook. Stellvertreter konfigurieren Sie in Outlook 2007 über Extras|Optionen... auf der Registerkarte Stellvertretungen.

Im neuen Fenster wählen Sie über Hinzufügen den Benutzer aus dem Adressbuch aus, dem Sie Rechte für Ihr Postfach zuweisen wollen. Anschließend können Sie dem entsprechenden Anwender im neuen Fenster für jeden Ordner Rechte zuweisen. Aktivieren Sie die Option Stellvertretung kann private Elemente sehen, kann die Stellvertretung auch Aufgaben und Termine lesen, die Sie als privat klassifiziert haben. Ohne die Aktivierung sieht der Stellvertreter, dass ein Termin im Kalender steht, aber nicht, worum es in dem Termin geht. Bestätigen Sie alle Fenster und schließen die Konfiguration ab.

Unter bestimmten Umständen erhalten Anwender eine Fehlermeldung, wenn Sie die Konfiguration der Stellvertreter speichern wollen. In diesem Fall muss ein Exchange-Administrator in der Exchange-Verwaltungskonsole erst folgende Änderungen für das Quell-Postfach vornehmen, für das ein Anwender einen Stellvertreter konfigurieren will:
1. Öffnen Sie über Empfängerkonfiguration die Eigenschaften des Quell-Postfachs.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Nachrichtenübermittlungseinstellungen.
3. Klicken Sie doppelt auf Zustellungsoptionen.
4. Fügen Sie bei Senden im Auftrag von über Hinzufügen das Benutzerkonto hinzu, das Stellvertreterrechte für das Quell-Postfach erhalten soll.

Der Stellvertreter kann die Anfragen annehmen oder ablehnen. Sie sehen in Ihrem Postfach, ob der Stellvertreter bereits akzeptiert oder abgelehnt hat. Als Stellvertreter sehen Sie ebenfalls, ob die Besprechungsanfrage an Sie direkt oder an Sie als Stellvertreter gesendet wurde, und können entsprechend akzeptieren oder ablehnen.

Haben Sie die Option aktiviert, dass der entsprechende Anwender eine E-Mail erhalten soll, sendet der Exchange-Server automatisch eine E-Mail mit den Rechten und Anleitungen, wie er auf die Ordner zugreifen kann. Sie können die Rechte für Stellvertreter nachträglich über die Eigenschaften der jeweiligen Ordner in der Ordnerliste anpassen. Hier haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie bei der manuellen Erteilung von Rechten.

Zusätzliche Postfächer in Outlook öffnen

Wollen Sie nicht immer manuell die Ordner öffnen, sondern sie dauerhaft in Outlook einbinden, muss der Anwender die Ordnerberechtigungen auf der obersten Ebene des Postfachs setzen. Anschließend können Sie in Outlook zusätzliche Postfächer einbinden.

Outlook zeigt in der Ordnerliste dann die Ordner an, für die der entsprechende Anwender Sie freigeschalten hat.

Um ein zusätzliches Postfach anzubinden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie die Registerkarte Extras.
2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen...
3. Markieren Sie Ihr Exchange-Konto und klicken auf Ändern.
4. Klicken Sie im neuen Fenster auf Weitere Einstellungen.
5. Öffnen Sie die Registerkarte Erweitert.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen...
7. Geben Sie den Namen des Postfachs ein, das Sie öffnen wollen.
8. Bestätigen Sie alle Fenster mit OK.

Outlook zeigt im Bereich E-Mail und in der Ordnerliste das geöffnete Postfach an. Sie sehen im Menü aber nur die Ordner, in deren Eigenschaften der andere Anwender die entsprechenden Rechte für Sie zugewiesen hat.

E-Mails im Auftrag anderer Anwender senden

Damit ein Anwender in Outlook im Auftrag eines anderen Benutzers eine E-Mail senden kann, muss dieser das Von-Feld einblenden, über das er das Postfach auswählt, in dessen Auftrag er eine E-Mail schreiben will. Dieses Feld können Sie einblenden, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben.

Klicken Sie im E-Mail-Fenster auf Optionen und dann auf die Schaltfläche Anzeigen aus (links neben der Schaltfläche Bcc anzeigen). Im Anschluss wird das Von-Feld angezeigt, und der Anwender kann das Benutzerkonto auswählen, in dessen Auftrag er senden will.